Bilgi yönetimi, elde etme, saklama ve transfer etme gibi temel üç bilgi etkinliği olarak tanımlanır (Clarke ve Cooper, 2000: 8). Bilgi yönetimi, doğrudan işletme içinden veya işletme dışı kaynaklardan edinilen verilerin tasnif edilmesi stoklanması, yorumlanmak üzere ilgili yerlere gerekli zamanlarda dağıtılması ve sahip olunan bilginin güncellenmek üzere gözden geçirilmesi sürecidir. Doğru ve güvenilir bilgi, örgütleri değer yaratma ve yaratılan değeri izlemede etki kılar (Waterson, 2001: 205). Bilgi yönetimi, bilgi ekseninde rekabet ede işletmelerde gelecekteki başarının temelini oluşturmaktadır. Bilgi üzerinde odaklanmanın nedeni, yalnızca daha çok, daha iyi ve daha hızlı bilgiye sahip olmak değil, aynı zamanda değer yaratmaktır. 

Bilgi yönetimi, örgütsel amaçları başarmak için bilginin nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği, kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsal olarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde ve nasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağını içermelidir (Plunkelt, 2001:7). Bilgi yönetiminde, iki temel bilgi türü olan açık bilgi ve örtülü veya içsel bilgi arasında ayırım yapmak gerekir. Açık ve örtülü bilgiler birbirleri arasında ve kendi içlerinde dönüşüm işlemleri geçirdiklerinde, bilginin yaratılması ve paylaşılması gerçekleşir.

 Bilgi yönetimi; örgütsel amaçları başarmak için, tüm işgücünün kolektif bilgi ve becerilerinden yararlanmaya yönelik bir uygulamadır. İşletmeleri dinamik ve yaşayan sosyal bir olgu olarak gören bilgi yönetimi, teknolojiyle ilişkili olmakla birlikte, büyük ölçüde insanlarla ilgilidir.          

Bilgi yönetimi, rekabetçiliği artırmak için bilgiyi yaratma, bulma, elde etme ve harekete geçirmeye yönelik stratejiler ve süreçler bütünü (Manasco, 1996: 13) olarak tanımlanabilir. 

Bilginin büyük bir güç haline geldiği günümüzde, ileri ülkeler ve büyük işletmeler yatırımlarının büyük bölümünü bilgi iletişim teknolojilerine ayırmaktadırlar (Tekin ve Şahbaz, 1998: 2-4). "Bilgi devrimi"ne bilginin üretilmesini, saklanmasını, stoklanmasını, işlenmesini, dağıtımını, tüketimini sağlayan ve kolaylaştıran bilgisayar yol açmıştır (GUven. 2001: 56). 

Bilgi toplumunda bilginin kullanımı arttıkça, üretimin yapısı da değişmekte; bilgi, işgücü ve sermayeden daha önemli bir etken olarak üretime girmektedir. Dolayısıyla, bilgi yönetimi yalnızca global işletmeler açısından değil, bütün işletmeler açısından önemlidir. Gelecekte, birçok bilgi yönetimi etkinliği ve süreci, işletme bölümlerinin veya iş görenlerin olağan bir işi durumuna gelecektir. Bununla beraber, proaktif düşünen işletmeler gelecekte rekabet edebilmek için, sistematik olarak bilgiyi daha iyi yönetme çabası içine gireceklerdir. 

Bilgi Yönetiminin Amaçları 

Bilgi yönetiminin temel amaçları şu biçimde belirtilebilir (Özgener, 2002: 485 Plunkett, 2001: 15): 

-Öğrenme eğrisini hızlandırmak,
-Daha hızlı bir iyileştirmeyi sağlamak,
-Örgüt içerisinde yeni bilgi üretmek,
-Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılmasını sağlamak,
-Doğru bilginin, doğru insanlara, doğru zamanda ulaşmasını sağlamak, -Hızlandırılmış transformasyona imkan sağlamak,
-Dış kaynaklardaki değerli bilgiyi örgüte kazandırmak,
-Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırmak, -Bilginin dokümanlar, veri tabanıarı ve yazılımlar aracılığı ile (mevcut örgütsel bilgi varlıkları ile) sunmak,
-Örgütün birimleri içerisinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferini gerçekleştirmek,
-Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye dönüştürmek ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesini sağlamak. 

Bilgi yönetiminin temel işlevi, işletmede çeşitli düzeylerde üretilen, yayılan ve paylaşılan bilginin örgüt için bir "varlık" olarak oluşturulmasına olanak sağlayacak her türlü çalışmanın yapılmasını incelemek ve araştırmaktır. Başka değişle, örgütsel bilgi yönetiminin işlevi, gerek örgüt içerisinde gerekse de örgütün çevresinde oluşan her türlü bilgi eylemlerinin yerine getirilmesi için (derlenmesi, toplanması, dağıtılması, üretilmesi ve yayılması) gerekli iş stratejilerini oluşturarak mevcut altyapıyı sağlayacak faaliyetleri gerçekleştirmektir (Sağsan, 2002: 217). 

Bilgi Yönetiminin İşletmeler İçin Önemi 

İşletme içinde düşünceler, fikirler, öngörüler, sezgiler, öğrenilen dersler, uygulamalar ve yaşanan deneyimler biçiminde kendini gösteren "bilgi"nin yalnızca bir kısmı yararlıdır. İşletme için yararlı olduğu anlaşılan bilgi "üretken bilgindir ve işletme için anlam taşır. Bu nedenle, kesinlikle işletme stratejisi çerçevesinde ve işletme amaçları ve gereksinimleri doğrultusunda ele alınması gereken bilgi yönetimi, işletme performansını artırmak amacıyla üretken bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilenir. Bilgi yönetiminin temel çabası, bilgiyi üretken kılmaktır. Yönetilecek bilgi, yalnızca işletme faaliyetlerinin sonuçlarının ışığında tanımlanabilir ve değerlendirilebilir. 

Bilgi yönetiminin işletmeler için önemi, işletmelerdeki bilginin üretilmesi sürecinde başlamaktadır (Krogh, Ichijo ve Nonaka, 2000:7). Bilgi yönetimi, bir işletmede hemen tüm çalışanların katıldığı bir örgütsel aktivitedir. Bu nedenle, bilgi yönetimi, öğrenmeyi, bilgi paylaşımını ve bilgi teknolojilerini kullanmayı cesaretlendiren bir kurumsal kültüre gereksinim duyar. Bu anlamda, öğrenen organizasyon kavramı ile bilgi yönetimi arasında önemli bir bağlantı vardır. 

Örgüte ait örtülü, açık, dışsal ve içsel bilgi ile bu bilgilere ilişkin işlemler, bilgi yönetiminin örgütler için önemini oluşturmaktadır. Bilginin örgütsel değerini kalıcı kılmak için bilgi yönetimi, bilgiyi örgütlerde sürekli çeşitli yollarla üretken kılmak durumundadır. Örneğin, örgüt içi sosyalizasyon sürecinin sürekli desteklenmesi, örgüt içi iletişim kanallarının devamlı açık tutulması, örgütün performansı için yeni bilgilerin örgüt içerisine girmesine olanak tanınması gibi faaliyetler, örgütün bilgiyi üretken kılmasına yönelik olarak yapılan bilgi yönetimi çalışmaları bu bağlamda değerlendirilebilir.

Kaynak: Gülten EREN GÜMÜŞTEKİN